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传统办公空间管理方式会给企业带来哪些困扰?

2020-09-27

传统办公空间管理方式会给企业带来哪些困扰?目前许多大中型企业发展迅速,人员增加快,采用传统方式管理办公区域,会造成以下多种矛盾和困扰无法解决:

办公费用越来越高,尤其是购置或租用办公区域耗费大量成本;办公室内工位电源与区域照明管理无序,经常造成浪费;外勤人员的工位经常闲置;新入员工无工位使用;部门工位无法及时匹配。

办公空间与资源智能共享管理平台可以很大程度地提高办公空间和资源的使用效率,避免浪费和冲突,降低企业办公费用,智能化自动化地进行办公区域资源分配和管理。

 

办公空间管理

 

2、主要功能

1.员工可通过互联网,在移动端,PC端,前台触摸屏等多种入口,随时随地查看办公共享空间实时情况,根据自己当天工作内容,进行个性化的不同时间段的快捷在线预约。预约成功后系统自动发邮件、短信或是微信通知。

2.员工还可在需要小组一起进行某项工作时,同时协助预约系统规定数量内的工位,并选择预约时间段和被协助人姓名。系统会自动邮件、短信或是微信通知到被协助人。

3.系统可自动按照规定的时间,在预约开始时间之前进行邮件、短信或是微信的提醒。

4.系统可按企业需求,设定每个区域空间可预约使用的部门和人,以及需要的审批方式和对应的审批人员。

5.员工需要在系统规定时间内进入预约的办公空间进行扫码确认,系统自动化处理,同步标记空间占用状况,自动开启预约空间电源和区域照明,自动设置固定电话分机和网络联通。自动开启智能体感系统,根据人员活动情况开启/关闭电源及照明,节省不必要能源消耗。如在规定时间内没有进行扫码确认,系统自动将预约空间释放,以便其他人预约。

6.员工在预约时间内可进行占用时间的延长和提前结束。如无冲突则系统自动延长至所需时间。如冲突会提醒改变延长时间。预约时间结束后,系统自动化处理,同步更新空间释放状况,自动关闭预约空间电源和区域照明,自动切断固定电话分机和网络。

7.和网络电源控制系统、电话程控交换机、网络交换机、智能体感等系统对接与互联,统一智能化管理办公资源。

8.与OA办公系统、邮件系统、短信系统、微信平台、信息发布系统等无缝对接与互联,将所有信息系统在办公空间资源管理上进行统一。

9.与访客管理系统、门禁系统、梯控系统、会议预约管理系统无缝对接,将人,权限,空间,资源,任务完美统一进行管理。

10.员工可在系统中方便地找到某个人的占用位置,并按照系统提供的地图和导航前往。

11.员工可在系统规定次数内进行已预约但尚未确认的空间的取消与修改。

12.超级管理员因空间有其他重要用途,可取消员工已预约但未确认的空间,系统自动通知预约员工。

13.系统可自动按照规定的时间,在预约结束时间之前进行邮件、短信或是微信的提醒。

14.系统自动记录空间和资源的使用数据,并进行数据的统计与分析。

15.系统自动进行空间监测,达到系统规定使用比率,进行自动资源预警。

16.模块化设计,可按照用户实际需求进行定制化服务。